Najważniejsze zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe to zbiory, które porządkują dane związane z sytuacją finansową i transakcjami danego przedsiębiorstwa. Ich prowadzenie sprawia, że historia operacji firmy staje się przejrzysta i umożliwia w dowolnej chwili odszukanie potrzebnych informacji. Przedsiębiorca ma prawo prowadzić księgi rachunkowe sam, ale może także powierzyć to zadanie biuru rachunkowemu.
Większość firm decyduje się na to drugie rozwiązanie. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest bowiem czasochłonne – częstokroć nie da się nim zajmować, wypełniając jednocześnie obowiązki związane z innymi aspektami funkcjonowania firmy. Powierzenie troski o księgi rachunkowe podmiotowi zewnętrznemu pozwala znacząco odciążyć pod względem czasowym kierownictwo firmy.
Jak powinno się prowadzić księgi rachunkowe?
Jedną z podstawowych zasad związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych jest to, iż zawarte w nich dane muszą być uporządkowane w sposób chronologiczny i systematyczny. Po pierwsze powinny więc one następować po sobie zgodnie z upływem czasu. Po drugie zaś muszą być podzielone na pewne grupy. Zasadniczo każda księga rachunkowa dzieli się na:
• księgę główną
• księgę pomocniczą
• dziennik
• inwentarz
• zestawienie obrotów i sald
Kiedy zakłada się księgę rachunkową? Wraz z rozpoczęciem działalności danej firmy, a konkretnie wraz z pierwszą operacją finansową, której charakter pozwala odnotować ją w księdze rachunkowej. W toku dalszej działalności przedsiębiorstwa kolejne księgi rachunkowe zakłada się zaś wraz z rozpoczęciem każdego następnego roku.
Bardzo ważną właściwością, którą powinno się charakteryzować prowadzenie ksiąg rachunkowych, jest rzetelność. W zbiorze danych, jakim jest księga rachunkowa, nie może być żadnych przeoczeń ani uchybień. Księga rachunkowa musi być też uzupełniana na bieżąco. Zaraz po dokonaniu danej transakcji należy ją odnotować w księdze rachunkowej. Ważne jest także to, aby księga rachunkowa była prowadzona w sposób pozwalający na kontrolę. Wszystkie te zasady umożliwiają utrzymanie przejrzystości w finansach firmy.